Положение о ведении электронного документооборота
1. Общие положения1.1. Настоящее Положение определяет порядок организации и ведения электронного документооборота (далее — ЭДО) в ИП Гладкова Е.В. (далее — Организация).
1.2. Цель ЭДО — повысить оперативность документооборота, обеспечить сохранность, достоверность и юридическую значимость документов, снизить трудозатраты и затраты на бумажный документооборот.
1.3. Настоящее Положение разработано в соответствии с:
- Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»,
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
- другими нормативно-правовыми актами РФ.
2. Термины и определения2.1. Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и подписана электронной подписью.
2.2. Электронная подпись (ЭП) — реквизит электронного документа, используемый для подтверждения его подлинности и целостности.
2.3. Оператор ЭДО — уполномоченное лицо или система, обеспечивающая техническую реализацию ЭДО.
3. Виды документов, обрабатываемых в электронном виде3.1. В электронном виде могут оформляться:
- внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения, служебные записки);
- кадровые документы (заявления, уведомления, согласия);
- бухгалтерские и налоговые документы (счета, акты, накладные);
- договоры и соглашения;
- переписка с контрагентами;
- документы, направляемые в госорганы через ЭДО-платформы.
3.2. Ведение электронного документооборота возможно как во внутренней системе, так и через внешние сервисы: Диадок, СБИС и др.
4. Правила организации ЭДО4.1. Все сотрудники обязаны использовать ЭДО в случаях, установленных руководством или регламентом работы.
4.2. Каждый электронный документ должен:
- иметь уникальный идентификатор;
- быть зарегистрирован в соответствующем журнале или информационной системе;
- быть подписан электронной подписью (усиленной квалифицированной или простой, в зависимости от документа);
- храниться в информационной системе с обеспечением доступа только уполномоченным лицам.
4.3. Ответственные за внедрение и поддержку ЭДО — Гладкова Е.В.
5. Использование электронной подписи5.1. Для подписания электронных документов используется:
- усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — при взаимодействии с государственными органами и контрагентами;
- усиленная неквалифицированная или простая ЭП — во внутреннем документообороте.
5.2. Ключи электронной подписи выдаются сотрудникам на основании заявления и с регистрацией в журнале учета ЭП.
6. Хранение электронных документов6.1. Электронные документы подлежат хранению в электронных архивах в течение сроков, установленных законодательством или внутренними нормативными актами.
6.2. Хранение осуществляется с соблюдением требований информационной безопасности и защиты персональных данных.
6.3. Архивирование, резервное копирование и восстановление документов осуществляется по регламенту, утвержденному директором.
7. Ответственность7.1. Сотрудники несут персональную ответственность за:
- правильность оформления и подписания электронных документов;
- несанкционированную передачу или разглашение информации;
- порчу, утрату или искажение электронных документов.
7.2. Нарушение Положения влечет дисциплинарную ответственность, установленную внутренними актами Организации.
8. Заключительные положения8.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента утверждения приказом руководителя.
8.2. Все изменения и дополнения к Положению оформляются в виде приложений и утверждаются отдельным приказом.